Opstart af ny medarbejder

Det er altafgørende, at din nye medarbejder får en god start i forbindelse med rekrutteringsforløbet, men i høj grad også i forbindelse med den første tid af ansættelsen.

ONBOARDING
Når du skal i gang med at forberede introduktionen for den nye medarbejder, er det ligeledes vigtigt, at der er styr på mange af de praktiske ting. I det efterfølgende kan du læse om nogle af de aktiviteter, der skal varetages i forbindelse med opstart af en ny medarbejder. 

KONTRAKTEN                          
For udarbejdelse af kontrakt skal der udfyldes en kontraktformular, som skal sendes til HR. Du finder kontraktformularen på Insight – People – Toolbox – kontraktformular

Herefter vil HR udarbejde en kontrakt, som skal underskreves af leder og medarbejder senest den 10. i måneden. 

HR sørger for at medarbejderen oprettes i HR systemet (PeoplePlace), hvorefter vores lønpartner Azets automatisk får besked. Her registreres desuden goder, udstyr og øvrige aftaler i henhold til kontrakten. 

IT OPRETTELSE OG UDSTYR
I god tid inden medarbejderen starter (senest 2 dage før), skal du sende en brugeroprettelse til IT, så de kan oprette medarbejderen. Her vælger du også hvilket IT udstyr og adgange din nye medarbejder evt. skal have.

Når IT har oprettet mail og brugernavn sender de en velkomstmail til medarbejderens mailboks.

VIGTIGT! husk at sætte din egen mail ind i formularen, hvor det er angivet, så du får en kopi af oprettelsen.

IT sender dig en mail, når det udstyr, du har bestilt, er klar til afhentning.

OPRETTELSE I FAKTURERINGSSYSTEMET PALETTE
Hvis din medarbejder skal have adgang til at kontere fakturaer i Palette, skal du udfylde en oprettelsesformular. Formularen kan du få ved at sende en mail til Central Business Support.

Har du spørgsmål til hvordan du udfylder skemaet, er du velkommen til at kontakte Barry fra Central Business Support.

OPRETTELSE I AFREGNINGSSYSTEMET CONCUR
(kun relevant hvis medarbejderen skal have eurocard)                                         

Hvis din medarbejder skal have et Corporate Eurocard skal vedkommende oprettes i afregningssystemet Concur.

Inden du kan begynde oprettelse skal du have medarbejderens kontonummer (bruges I tilfælde af at medarbejderen har udlæg).

Du skal indledningsvist søge om et Employee Vendor number. Dette nummer skal bruges i forbindelse med oprettelsen til Concur. Nogle dage efter du har udfyldt formularen, modtager du en mail fra EFI med nummeret. 

Du skal bestille nummeret via Insight-Tools-Finance

Efter nogle dage modtager du en mail med nummeret. Nummeret skal du indsætte i den Expenture usercreation-formular, som du nu skal udfylde.  Du finder formularen på Insight – People/Toolbox/Lederens rekrutteringsværkstøjer.

Har du brug for hjælp til at udfylde formularen er du velkommen til at kontakte Barry. Når formularen er udfyldt skal den sendes på e-mail til navision@nordiskfilm.com. 

BESTILLING AF CORPORATE EUROCARD                                 
For at bestille Eurocard skal den økonomiansvarlige for dit område kontaktes. Det er gennem den økonomiansvarlige at kortet bliver bestilt.

Den økonomiansvarlige vil herefter kontakte HR med informationer omkring navn, tlf. nr. e-mail, medarbejdernr. samt CPR.nr. på medarbejderen. 

Når HR har oprettet medarbejderen, vil medarbejderen efterfølgende modtage et link, som skal underskrives med NemID. Der vil herefter blive genereret en pinkode, som bliver sendt til medarbejderen via SMS. Medarbejderen har herefter 4 dage til at vælge sin egen kode. Når dette er sket eller fristen på de 4 dage er udløbet, så bliver kortet sendt. 

Kortet bliver sendt via PostNord, så det er op til dem, hvor lang tid, der går før medarbejderen modtager kortet.       

NØGLER og ADGANGSCHIP 
Receptionen kan hjælpe med udstedelse af nøgle samt adgangschip.

VELKOMSTGAVE                 
Bestilling af blomst eller lignende er op til den enkelte leder.  

INFORMER AFDELING OG RELEVANTE PERSONER                                          
Inden medarbejderen starter er det en god idé at sende en mail rundt i afdelingen med information om den nye medarbejder eller oplys evt. om dette på afdelingsmøde
Dagen før medarbejderen starter, bør du tjekke at arbejdspladsen er klar og alt virker som det skal.

FORSLAG TIL 1. DAG                                         
Hilse på hele afdelingen og relevante samarbejdspartnere 
Fælles morgenmad
Rundvisning i huset
Introduktion til arbejdsopgave/organisation
Gennemgang af o-drev
Opsætning af printer m.v.
Gennemgang af Insight, Workplace og medarbejderhåndbog
Oplys om diverse goder
Præsentation i reception
Præsentation af arbejdsmiljø-repræsentant – herunder kort gennemgang af brandprocedurer

RUNDVISNING FOR NYE MEDARBEJDERE                    
HR arrangerer ca. en gang om måneden en rundvisning for nye medarbejdere. Rundvisningen indeholder nogle praktiske informationer om stedet, samt mulighed for at lære området og de forskellige afdelinger lidt bedre at kende. 

Rundvisningen bliver annonceret på Workplace, hvor der ligeledes vil fremgå oplysninger omkring tilmelding.

EGMONTS INTRODUKTIONSDAG FOR NYE MEDARBEJDERE                          
Som supplement til den selskabsinterne introduktion tilbyder Koncern HR introduktion til Egmont koncernen for nye medarbejdere i Danmark. Arrangementerne er af en hel dags varighed og afholdes med jævne mellemrum og efter behov, typisk 2-3 gange om året.

Arrangementet har til formål at give den nye medarbejder en overordnet introduktion til Egmont, herunder divisioner og selskaber, mål og visioner, kulturen i Egmont, samarbejde og meget mere. Samtidig er dagen en oplagt mulighed for at skabe netværk på tværs af organisationen.

Nye medarbejdere får ca. 3 uger før arrangementet en invitation direkte per mail. Den nye medarbejder skal afstemme deltagelse og dato med deres nærmeste leder inden endelig tilmelding.